Posílat data optimalizovaně a zbytečně neplýtvat místem dnes patří k základní počítačové gramotnosti. Přesto někteří denně generují obrovské množství zbytečných dat. Zde jsou tři oblasti, na které je vhodné se zaměřit:
1. E-mailové podpisy: Žádné loga/obrázky jako příloha
Problém: Vkládání obrázků nebo log do podpisu jako běžné přílohy. S každým odeslaným mailem odcházejí zbytečné megabajty dat.
Správně: Standardem by měl být čistý text (jméno, telefon, web). Pokud je logo nutné kvůli pravidlům firmy, vkládejte ho vždy jako externí odkaz volaný z webu, nikoliv jako přílohu. Totéž platí pro loga/odkazy na sociální sítě.
2. PDF faktury: Design s mírou a standard ISDOC
Problém: Firmy v honbě za designem vytvářejí faktury plné těžké grafiky a nekomprimovaných obrázků, což extrémně nafukuje nároky na úložiště a zbytečně zvyžuje náročnost při digitálním zpracování.
Správně: Faktura má být hezká a přehledná, ale optimalizovaná. Dnešním standardem by navíc mělo být přikládat digitální formát typu ISDOC (případně ho mít uvnitř PDF). Firmy dnes faktury načítají automaticky, což zjednodušuje a urychluje jejich zpracování.
3. Fotky a přílohy: Menší rozlišení pro běžné účely
Problém: Posílání 12megapixelových fotek mailem jen kvůli orientačnímu náhledu.
Správně: Pokud jde o rychlou orientaci nebo letmý náhled, pošlete fotku výrazně zmenšenou a komprimovanou. Plné rozlišení schovejte jen tam, kde to má reálný smysl.
Závěr: Datová optimalizace šetří místa na discích, energii v datových centrech a nervy příjemcům. Zkusme nad odesíláním dat víc přemýšlet.