Karlosův archívek plků alias blog :-)

Outlook - import adres pro automatické dokončování (našeptávač)

Většina lidí nepoužívá adresář v Outlooku. Jsou ale navyklí využívat funkci automatického dokončování email adres, tzv. našepávač (Anglicky také AutoComplte/AutoFill/Cache). Funguje tak, že když na nějaký email (např. Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.) odešlete cokoliv, při příštím odeslání stačí napsat úvod emailu -  např. "ka" a Outlook Vám sám nabídne všechny emaily, které začínají na "ka" a na které jste kdy psal email.

Návodů na export/import tohoto seznamu automatického dokončování pro různé verze Outlooku naleznete na internetu spousty, od složitých (často nefunkčních) po jednoduché. Z praxe se osvědčil jednoduchý postup, jak tento seznam klientům naplnit jednuduchým způsobem. Tento postup je funkční na většině verzí Outlook/Windows a lze ho aplikovat i na jiné e-mail programy. Jeho výhoda je, že nemusíte mít žádný výchozí Outlook s již naplněným seznamem (často totiž klient o data přijde vinou pádu systému, nebo HW závady a tudíž nemůže dojít k exportu dat předem).

Následný postup je rozložen do bloků dle aplikací:

OUTLOOK:

  • V odeslané poště označte vše CTRL+A a zkopírujte CTRL+C

POZNÁMKOVÝ BLOK:

  • Vložte do aplikace Poznámkový blok CTRL+V
  • V aplikaci Poznámkový blok opět označte vše CTRL+A a zkopírujte CTRL+C

EXCEL:

  • Vložte do aplikace EXCEL CTRL+V
  • Odstraňte všechny sloupce vyjma sloupce A (měl by to být sloupec s "Komu")
  • V záložce DATA - Odebrat duplicity
  • Pomocí CTRL+H dejte vyhledat ' (apostrof) a nahraďte ničím (email adresy jsou obaleny apostrofy a je nutno je odstranit)
  • Zbyde Vám seznam jmen/emailů použitelný pro import do Outlook. Je třeba importovat po cca 500 řádcích (limity mohou být různé, záleží na verzi Outlooku/Windows)
  • Označte příslušný počet řádku a zkopírujte CTRL+C

OUTLOOK:

  • Otevřete Nový e-mail (Neodesílejte!)
  • Vložte CTRL+V do kolonky Komu
  • Proveďte Kontrola Jmen (hned pravo vedle Adresáře)
  • Většina email adres bude podtržena. Tyto jsou naimporotvány do funkce automatického dokončování (našeptávač)
  • Neodesílejte a zavřete okno s novým e-mailem