Většina lidí nepoužívá adresář v Outlooku. Jsou ale navyklí využívat funkci automatického dokončování email adres, tzv. našepávač (Anglicky také AutoComplte/AutoFill/Cache). Funguje tak, že když na nějaký email (např.
Návodů na export/import tohoto seznamu automatického dokončování pro různé verze Outlooku naleznete na internetu spousty, od složitých (často nefunkčních) po jednoduché. Z praxe se osvědčil jednoduchý postup, jak tento seznam klientům naplnit jednuduchým způsobem. Tento postup je funkční na většině verzí Outlook/Windows a lze ho aplikovat i na jiné e-mail programy. Jeho výhoda je, že nemusíte mít žádný výchozí Outlook s již naplněným seznamem (často totiž klient o data přijde vinou pádu systému, nebo HW závady a tudíž nemůže dojít k exportu dat předem).
Následný postup je rozložen do bloků dle aplikací:
OUTLOOK:
- V odeslané poště označte vše CTRL+A a zkopírujte CTRL+C
POZNÁMKOVÝ BLOK:
- Vložte do aplikace Poznámkový blok CTRL+V
- V aplikaci Poznámkový blok opět označte vše CTRL+A a zkopírujte CTRL+C
EXCEL:
- Vložte do aplikace EXCEL CTRL+V
- Odstraňte všechny sloupce vyjma sloupce A (měl by to být sloupec s "Komu")
- V záložce DATA - Odebrat duplicity
- Pomocí CTRL+H dejte vyhledat ' (apostrof) a nahraďte ničím (email adresy jsou obaleny apostrofy a je nutno je odstranit)
- Zbyde Vám seznam jmen/emailů použitelný pro import do Outlook. Je třeba importovat po cca 500 řádcích (limity mohou být různé, záleží na verzi Outlooku/Windows)
- Označte příslušný počet řádku a zkopírujte CTRL+C
OUTLOOK:
- Otevřete Nový e-mail (Neodesílejte!)
- Vložte CTRL+V do kolonky Komu
- Proveďte Kontrola Jmen (hned pravo vedle Adresáře)
- Většina email adres bude podtržena. Tyto jsou naimporotvány do funkce automatického dokončování (našeptávač)
- Neodesílejte a zavřete okno s novým e-mailem